10 CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ RỦI RO CHUỖI CUNG ỨNG

Chuỗi cung ứng là “nhiên liệu” giúp vận hành quá trình sản xuất và bán lẻ. Không có chuỗi cung ứng bạn không có sản phẩm để bán, không có hàng dự trữ và không có doanh thu để kiếm. Thật không may, sẽ luôn có những sự gián đoạn đối với chuỗi cung ứng khiến mọi thứ trở nên bất ổn và buộc cả nhà bán lẻ và nhà sản xuất phải tranh giành nhau để có được lợi nhuận. Trong một cuộc khảo sát của công ty Gartner, chỉ có 21% số người được phỏng vấn khẳng định họ có một mạng lưới có khả năng phục hồi cao. Dù vậy, vẫn có một nửa được phỏng vấn dự kiến sẽ có khả năng phục hồi đáng kể trong vòng một vài năm tới. Đó là một dấu hiệu tích cực, nhưng chính xác thì chúng ta có thể làm gì để vượt qua các yếu tố rủi ro của chuỗi cung ứng đó?

 

Một số rủi ro trong chuỗi cung ứng là gì?

 

Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng đề cập đến quá trình doanh nghiệp thực hiện các bước chiến lược để xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng đầu cuối của họ. Có cả rủi ro bên trong và bên ngoài có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng của bạn, vì vậy sẽ rất hữu ích nếu hiểu được sự khác biệt giữa hai rủi ro này.

 

Rủi ro nằm ngoài chuỗi cung ứng 

 

Như tên của nó, những rủi ro chuỗi cung ứng toàn cầu này đến từ bên ngoài tổ chức của bạn. Thật không may, điều đó có nghĩa là chúng khó dự đoán hơn và thường đòi hỏi nhiều nguồn lực hơn để vượt qua. Một số rủi ro chuỗi cung ứng bên ngoài hàng đầu bao gồm:

 

Rủi ro về nhu cầu: Rủi ro về nhu cầu xảy ra khi bạn tính toán sai nhu cầu sản phẩm và thường là kết quả của việc thiếu hiểu biết về xu hướng mua hàng qua từng năm hoặc nhu cầu không thể đoán trước.

 

Rủi ro về nguồn cung: Rủi ro về nguồn cung xảy ra khi nguyên liệu thô mà doanh nghiệp của bạn dựa vào không được giao đúng hạn hoặc không được giao, do đó dễ dẫn đến sự gián đoạn cho dòng sản phẩm, nguyên liệu và / hoặc các bộ phận.

 

Rủi ro môi trường: Rủi ro môi trường trong chuỗi cung ứng là kết quả trực tiếp của các vấn đề kinh tế - xã hội, chính trị, chính phủ hoặc vấn đề môi trường ảnh hưởng đến thời gian của bất kỳ khía cạnh nào của chuỗi cung ứng.

 

Rủi ro kinh doanh: Rủi ro kinh doanh xảy ra bất cứ khi nào có những thay đổi bất ngờ xảy ra với một trong những đơn vị bạn phụ thuộc vào để giữ cho chuỗi cung ứng của bạn hoạt động trơn tru - ví dụ: việc mua hoặc bán một công ty cung cấp.

 

Rủi ro chuỗi cung ứng nội bộ

 

Điều này đề cập đến bất kỳ yếu tố rủi ro chuỗi cung ứng nào nằm trong tầm kiểm soát của bạn và có thể được xác định và giám sát bằng cách sử dụng phần mềm đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng, chương trình phân tích mạnh mẽ, ứng dụng của IoT (Internet vạn vật),… Mặc dù rủi ro chuỗi cung ứng nội bộ dễ quản lý hơn rủi ro bên ngoài, nhưng ở một mức độ nào đó, chúng vẫn không thể tránh khỏi. Đây là những gì cần tìm:

 

Rủi ro sản xuất: Rủi ro sản xuất đề cập đến khả năng một thành phần hoặc bước quan trọng trong quy trình làm việc của bạn có thể bị gián đoạn, khiến hoạt động không theo đúng tiến độ.

 

Rủi ro kinh doanh: Rủi ro kinh doanh là sản phẩm của sự gián đoạn đối với nhân sự tiêu chuẩn, quản lý, báo cáo và các quy trình kinh doanh thiết yếu khác.

 

Rủi ro lập kế hoạch và kiểm soát: Rủi ro lập kế hoạch và kiểm soát là do dự báo và đánh giá không chính xác cũng như sản xuất và quản lý có kế hoạch kém.

 

Rủi ro giảm nhẹ và dự phòng: Rủi ro giảm nhẹ và rủi ro dự phòng có thể xảy ra nếu doanh nghiệp của bạn không có kế hoạch dự phòng cho sự gián đoạn chuỗi cung ứng.

Điều quan trọng là bạn phải có một bức tranh toàn cảnh về các yếu tố rủi ro của chuỗi cung ứng mà bạn dễ mắc phải để vượt qua những gián đoạn tiềm ẩn. Làm quen với bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể phát sinh sẽ đưa bạn vào vị trí tốt hơn để thực hiện các chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng.

 

Có những công nghệ có sẵn cung cấp khả năng hiển thị sản phẩm khi chúng di chuyển qua chuỗi cung ứng, do đó cho phép bạn xác định các yếu tố rủi ro tiềm ẩn. Ví dụ: các giải pháp nhất định sử dụng phân tích dự đoán và mô tả để chuyển đổi dữ liệu lịch sử thành thông tin chi tiết về doanh nghiệp; những người khác sử dụng API để lấy dữ liệu và cập nhật trạng thái từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp bên thứ ba, cũng như các nguồn dữ liệu bên ngoài, để cung cấp cái nhìn tổng thể, theo thời gian thực về chuỗi cung ứng.

 

Các chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng

 

Trong thế giới kỹ thuật số và kết nối ngày nay, việc giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng có thể khó khăn do toàn cầu hóa và khả năng can thiệp mạng. Điều đó cho biết, có những biện pháp bạn có thể thực hiện để giảm mức độ rủi ro của doanh nghiệp mình:

1. Tận dụng mô hình quản lý rủi ro PPRR. Mô hình quản lý rủi ro PPRR là một chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng toàn cầu phổ biến và được các doanh nghiệp trên thế giới sử dụng. “PPRR” là viết tắt của:

• Phòng ngừa (Prevention): Thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng.
• Chuẩn bị sẵn sàng (Preparedness): Xây dựng và thực hiện kế hoạch dự phòng trong trường hợp khẩn cấp.
• Ứng phó (Response): Thực hiện kế hoạch dự phòng của bạn để giảm tác động của sự kiện gián đoạn.
• Phục hồi (Recovery): Tiếp tục hoạt động và làm cho mọi thứ hoạt động ở công suất bình thường càng nhanh càng tốt.

2. Quản lý rủi ro môi trường trong chuỗi cung ứng của bạn. Điều này quan trọng hơn bao giờ hết vì đại dịch COVID-19 đã gây nên những lỗ hổng trong chuỗi cung ứng sản xuất và bán lẻ toàn cầu khiến chúng dễ bị gián đoạn. Vào tháng 12 năm 2019, nhiều nhà bán lẻ buộc phải đánh giá lại mối quan hệ với nhà cung cấp của họ vì nhiều nhà cung cấp và nhà sản xuất của họ có trụ sở tại Trung Quốc, vào thời điểm đó, là tâm điểm của đợt bùng phát. Với lực lượng lao động giảm đáng kể, các nhà bán lẻ phải vật lộn để xử lý và giao hàng đúng hạn, và có nhiều câu hỏi đặt ra là liệu các lô hàng nhất định có cần phải kiểm dịch trước khi có thể được giao hay không. Do đó, một số nhà bán lẻ đã quyết định chuyển từ mô hình cung ứng đơn lẻ sang mô hình đa nguồn cung ứng, điều này sẽ cung cấp cho họ kế hoạch dự phòng nếu nhà cung cấp chính của họ không có mặt. Những công ty khác đã chọn thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh của họ để thích ứng với những thay đổi mạnh mẽ về tính thời vụ và khả năng tồn tại của sản phẩm - ví dụ, các nhà máy bia và nhà máy chưng cất trên khắp Hoa Kỳ bắt đầu sản xuất nước rửa tay trên quy mô lớn, và Ford đã công bố kế hoạch sản xuất máy thở cho coronavirus mặc dù không có cách nào để ngăn chặn rủi ro môi trường trong chuỗi cung ứng của bạn, nhưng bạn có thể lập kế hoạch cho nó. Phần mềm đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng cho phép bạn thực hiện một cách chủ động để quản lý rủi ro bằng cách cung cấp cho bạn tầm nhìn rõ hơn về cấu trúc chuỗi cung ứng của bạn. Với một giải pháp như vậy, bạn sẽ có thể xác định những điểm yếu trong chuỗi cung ứng của mình và nhận được thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu về cách bạn có thể củng cố chúng. Hãy xem xét các chiến lược sau để cải thiện khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng:

• Đa nguồn - nhiều nguồn có nghĩa là có nhiều cách xoay quanh một vấn đề. Phân loại các nhà cung cấp của bạn không chỉ theo số tiền bạn đang chi tiêu mà còn theo tác động tiềm ẩn nếu có sự gián đoạn. Tìm kiếm các nhà cung cấp bổ sung mà bạn có thể hợp tác kinh doanh hoặc làm việc với một nhà cung cấp sản xuất ở nhiều địa điểm.
• Sản xuất tại các quốc gia gần với thị trường tiêu thụ- tìm kiếm các nhà cung cấp và nhà phân phối gần trung tâm hoạt động và / hoặc điểm cuối của chuỗi cung ứng của bạn để giảm thời gian chu kỳ phát triển và phân phối sản phẩm. Các nhà cung cấp trong khu vực có thể đắt hơn, nhưng bằng cách rút ngắn thời gian di chuyển, bạn cũng có thể giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
• Thường xuyên kiểm tra tình trạng căng thẳng - lập bản đồ mạng lưới chuỗi cung ứng của bạn chỉ là bước đầu tiên. Kiểm tra tình trạng căng thẳng toàn diện và tái diễn là cách tốt nhất để kiểm tra các lỗ hổng bảo mật, một số lỗ hổng có thể nằm ẩn sâu trong chuỗi cung ứng.
• Xây dựng bộ đệm cho khoảng không quảng cáo và dung lượng - đây là một khoản chi phí bổ sung, nhưng lập kế hoạch thông minh có thể làm cho nó đáng giá. Ra mắt sản phẩm mới và mở rộng sang các lĩnh vực mới là thời điểm hoàn hảo để tạo ra sức chứa đệm. Để giảm thiểu rủi ro môi trường liên quan đến khí hậu, hãy cân nhắc dự trữ các sản phẩm trong những khoảng thời gian đã biết có rủi ro cao (chẳng hạn như mùa bão).
• Đầu tư vào sự hài hòa giữa sản phẩm và nhà máy - việc sử dụng công nghệ giống hệt nhau cho các bộ phận khác nhau cho phép linh hoạt hơn trong trường hợp có sự cố. Việc sử dụng cùng một phần mềm trong toàn bộ mạng của bạn, đặc biệt là kiến ​​trúc dựa trên đám mây, làm giảm tính kém hiệu quả của dữ liệu được lưu trữ và cho phép giao tiếp giữa các hệ thống tốt hơn.

3. Cải thiện quản lý rủi ro chuỗi cung ứng không gian mạng của bạn. Đối với nhiều doanh nghiệp, Internet vạn vật (Internet of Things) và các công nghệ kỹ thuật số khác đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động của chuỗi cung ứng, nhưng chúng cũng khiến các doanh nghiệp tiếp xúc với các mối đe dọa an ninh mạng, chẳng hạn như phần mềm độc hại, mã độc tống tiền, lừa đảo và hack. Rủi ro môi trường có thể làm tăng thêm những lỗ hổng này. Để tăng cường khả năng phòng thủ an ninh mạng của bạn, hãy thử thực hiện các chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng sau:

• Thiết lập các tiêu chuẩn tuân thủ cho tất cả các nhà cung cấp bên thứ ba, bao gồm nhà sản xuất, nhà cung cấp và nhà phân phối.
• Xác định vai trò của người dùng và triển khai các biện pháp kiểm soát bảo mật để hạn chế ai có thể truy cập vào hệ thống của bạn và mức độ thông quan mà họ đã đưa ra.
• Thực hiện đánh giá rủi ro nhà cung cấp kỹ lưỡng trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào.
• Triển khai các tiêu chuẩn quản lý dữ liệu xác định ai sở hữu dữ liệu nhất định và họ phải làm gì với dữ liệu đó.
• Cung cấp đào tạo toàn diện cho tất cả nhân viên về các giao thức an ninh mạng.
• Triển khai một giải pháp phần mềm cung cấp cho bạn khả năng hiển thị toàn diện vào chuỗi cung ứng của mình, để bạn có thể nhanh chóng xác định hoạt động bất thường.
• Làm việc với các nhà cung cấp trong mạng lưới chuỗi cung ứng của bạn để phát triển một kế hoạch khôi phục thảm họa thống nhất nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục.
• Thiết lập các kiểm soát sao lưu để bảo vệ các bản sao lưu dữ liệu của bạn.
• Thường xuyên cập nhật các giải pháp phần mềm tường lửa, chống vi-rút, phần mềm gián điệp và tường lửa của công ty bạn, cũng như xem xét các biện pháp an ninh mạng nâng cao hơn, chẳng hạn như lọc DNS và kiểm soát truy cập mạng.

4. Tìm kiếm các cách để cải thiện khả năng hiển thị của chuỗi cung ứng. Có thêm những thông tin hữu ích và hiểu rõ hơn về tất cả các bộ phận trong chuỗi cung ứng của bạn có thể cảnh báo bạn về các tiềm năng gây hại trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Một số cơ quan xếp hạng tín dụng lớn cung cấp báo cáo dự đoán về ổn định tài chính về hàng nghìn nhà cung cấp tiềm năng để giảm rủi ro kinh doanh bên ngoài liên quan đến giao dịch với các nhà cung cấp bên thứ ba. Mặc dù điều này sẽ không giúp bạn với các nhà cung cấp hiện tại, nhưng nó có thể giúp bạn phát triển các mối quan hệ kinh doanh an toàn hơn và giảm khả năng thiệt hại trước rủi ro chuỗi cung ứng. Xem xét các công nghệ cho phép hiển thị sản phẩm và lô hàng tốt hơn để bạn có thể cập nhật cho khách hàng của mình về thời gian giao hàng và / hoặc thực hiện các hành động sớm hơn để tránh sự chậm trễ tốn kém và bỏ lỡ mong đợi của khách hàng…Cổng dịch vụ, cảm biến IoT trên thùng chứa, báo cáo tự động về mức tồn kho,… có thể giúp bạn cập nhật và cung cấp thông tin trong thời gian thực. Điều này đặc biệt quan trọng trong “chặng đường cuối cùng” của quá trình giao hàng, nơi mà các dịch vụ của bên thứ 3 có thể tiếp quản và bạn có thể đánh mất cái nhìn sâu sắc về trải nghiệm hành trình của khách hàng.

5. Theo dõi các chỉ số vận chuyển hàng hóa phù hợp. Các nhà sản xuất cần đạt được việc giao hàng đáng tin cậy cho khách hàng để xây dựng danh tiếng của họ, trong khi các nhà bán lẻ dựa vào việc hàng hóa đến đúng nơi vào đúng thời điểm để có thể bán được hàng. Bất kể bạn đang ở đâu trong chuỗi cung ứng, điều quan trọng là bạn phải hợp tác với một nhà vận chuyển hàng hóa có thể mang lại kết quả nhất quán. Thật không may, không phải nhà vận chuyển nào cũng đáp ứng được thách thức và ngay cả một lần giao hàng trễ cũng có thể làm gián đoạn toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn. Khi đánh giá hãng vận chuyển hàng hóa mới - hoặc thậm chí đánh giá lại hãng vận tải hàng hóa hiện tại của bạn - hãy đảm bảo xem xét các chỉ số sau để hỗ trợ quản lý rủi ro chuỗi cung ứng:

• Thời gian vận chuyển: Điều này đề cập đến số giờ hoặc số ngày cần thiết để một chuyến hàng đến địa điểm của khách hàng sau khi rời nhà máy của bạn.
• Số điểm dừng & Thời gian dừng trung bình: Hãng vận chuyển hàng hóa vận chuyển càng có nhiều điểm dừng trong lộ trình giao hàng thì sản phẩm của bạn càng mất nhiều thời gian để đến tay khách hàng. Ngay cả khi một tuyến đường chỉ bao gồm một vài điểm dừng, thời gian dừng trung bình dài vẫn có thể gây nguy hiểm cho việc giao hàng đúng giờ và làm gián đoạn chuỗi cung ứng của bạn. Những chỉ số này rất quan trọng để theo dõi vì lợi ích của chuỗi cung ứng hiệu quả. [Lưu ý: Điều quan trọng là phải tìm kiếm số lượng điểm dừng thấp và thời gian dừng trung bình thấp trong khi vẫn lưu ý đến giờ làm việc được quy định hợp pháp của tài xế.]
• Thời gian xếp hàng trung bình: Điều này đề cập đến khoảng thời gian cần thiết để xếp hàng lên tàu, cũng như điền vào bất kỳ thủ tục giấy tờ cần thiết nào khi nó đã đến bến xếp hàng. Giống như mục trước trong danh sách này, đây là một chỉ số chính về hiệu quả của chuỗi cung ứng.
• Tối ưu hóa tuyến đường: Điều quan trọng là phải xem xét cách các hãng vận tải thực địa tối ưu hóa các tuyến đường để sử dụng nhiên liệu và thời gian di chuyển vì những điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Nếu một doanh nghiệp có đội xe riêng, thì doanh nghiệp đó có thể giám sát chặt chẽ số liệu này; nếu nó hợp tác với nhà cung cấp bên thứ ba, nó có thể giám sát số liệu này thông qua chi phí vận chuyển.
• Lịch trình bảo trì: Một hãng vận tải hàng hóa có lịch trình bảo dưỡng nhất quán sẽ ít bị hỏng hóc hơn, điều này có thể ngăn chặn sự gián đoạn chuỗi cung ứng không cần thiết.

6. Thực hiện kế hoạch logistic dự phòng. Tương tự như kế hoạch ứng phó khẩn cấp, các nhà bán lẻ và nhà sản xuất bắt buộc phải có kế hoạch logistic dự phòng để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trong trường hợp chuỗi cung ứng bị gián đoạn. Nhu cầu về một kế hoạch dự phòng vững chắc - hoặc tốt nhất là nhiều kế hoạch dự phòng - đã trở nên đặc biệt thích hợp trong bối cảnh cuộc khủng hoảng COVID-19, gây ra sự gián đoạn chuỗi cung ứng trên quy mô toàn cầu. giảm nhẹ:

• Lập bản đồ chuỗi cung ứng của bạn để hiểu rõ ràng về những điều nào dễ bị rủi ro nhất.
• Thực hiện đánh giá đầy đủ các nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như rủi ro chính trị, rủi ro địa lý và rủi ro kinh tế.
• Đa dạng hóa mạng lưới nhà cung cấp của bạn để bạn không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.
• Kiểm toán các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần dựa trên kế hoạch rủi ro của họ.
• Thành lập một nhóm ứng phó với khủng hoảng để đưa ra các quyết định quan trọng trong trường hợp khẩn cấp.
• Phát triển các kênh liên lạc vững chắc để nhân viên của bạn biết trách nhiệm của họ trong trường hợp chuỗi cung ứng bị gián đoạn.
• Ghi chép cẩn thận tất cả các quy trình và tạo ra một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất mà nhân viên có thể tham khảo khi thực hiện kế hoạch dự phòng của bạn.
• Luôn cập nhật các sự kiện hiện tại và điều chỉnh kế hoạch dự phòng của bạn cho phù hợp.

• Tạo Kế hoạch B, Kế hoạch C, Kế hoạch D,…

7. Tiến hành đào tạo nhận thức rủi ro nội bộ. Quản lý không phải là lĩnh vực duy nhất trong tổ chức của bạn có thể hỗ trợ trong việc giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng. Trên thực tế, việc xây dựng văn hóa nhận thức rủi ro đòi hỏi phải có sự tham gia ở tất cả các cấp của doanh nghiệp bạn. Cách dễ nhất để đạt được điều này là tiến hành đào tạo nhận thức rủi ro cho toàn bộ lực lượng lao động của bạn. Chương trình đào tạo nên bao gồm những nội dung sau:

• Rủi ro và thách thức quản lý chuỗi cung ứng phổ biến
• Các phương pháp hay nhất về quản lý rủi ro
• Các phương pháp hay nhất về máy tính và internet để nâng cao nhận thức về an ninh mạng
• Đào tạo phần mềm đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng để khuyến khích người dùng chấp nhận

8. Theo dõi rủi ro một cách nhất quán. Điều này có vẻ giống như là chuyện đương nhiên, nhưng việc theo dõi nhất quán các yếu tố rủi ro trong chuỗi cung ứng thực sự là chìa khóa để bảo vệ hoạt động của bạn. Nhiều tổ chức cho rằng họ sẽ an toàn khi họ đã triển khai khuôn khổ giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng, nhưng công việc không dừng lại ở đó. Mọi cấp độ của chuỗi cung ứng cần được quan sát cẩn thận để biết các chỉ số rủi ro tiềm ẩn. Điều này sẽ không chỉ cung cấp cho bạn sự an toàn và bảo mật, mà còn là thông tin có giá trị về cách bạn có thể hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh.
9. Sử dụng dữ liệu để mô hình hóa các tình huống sự kiện rủi ro chính. Hãy tưởng tượng bạn có thể dự đoán tốt một sự kiện rủi ro trước khi nó xảy ra. Công nghệ chưa đưa chúng ta đến đó nhưng nhờ khoa học dữ liệu, phân tích dự đoán và mô hình dữ liệu, chúng ta đã tiến khá gần. Dữ liệu lớn đã mở ra một thế giới cơ hội cho các doanh nghiệp, bao gồm sử dụng khoa học dữ liệu và phân tích dự đoán để tạo ra các mô hình nâng cao cho các tình huống sự kiện rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách sử dụng các mô hình dữ liệu để dự báo những gì có thể xảy ra trong trường hợp xấu nhất, bạn có thể phát triển các kế hoạch dự phòng toàn diện hơn để chuẩn bị tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn nếu và khi thảm họa xảy ra. 

10. Hợp nhất dữ liệu của bạn để dễ dàng truy cập. Quá nhiều giải pháp trong hệ sinh thái phần mềm của bạn có thể làm hỏng công việc, đặc biệt nếu bạn lưu trữ dữ liệu kinh doanh trong nhiều hệ thống khác nhau. Để tận dụng khoa học dữ liệu, phân tích dự đoán và mô hình dữ liệu dễ dàng hơn, hãy đầu tư vào một giải pháp bán lẻ toàn diện giúp lưu giữ tất cả dữ liệu của bạn trong một kho lưu trữ duy nhất, tập trung và được tổ chức tốt.

Nguồn: global.hitachi-solutions.com

Tác giả: Deb Marotta