XEM XÉT LẠI QUY TRÌNH RFP

Mỗi năm một lần, khi các chủ hàng gửi yêu cầu về giá (hoặc đề xuất) về giá hợp đồng cho danh sách các công ty vận tải đường bộ của họ, các chủ hàng và hãng vận chuyển gặp khó khăn khi bắt đầu quy trình báo giá RFP (Request For Proposal) trong vận chuyển hàng hóa. Thật không may, hai từ "quy trình" có thể là quá hào phóng cho những gì đang thực sự xảy ra.

Cả chủ hàng và người vận chuyển đang phá vỡ và làm thay đổi quy trình này. Nó không phải là ý hay để bắt đầu hay quản lý một mối quan hệ shipper-carrier. Đó là lý do tại sao nhiều công ty đang phải suy nghĩ lại về quy trình RFP trong vận chuyển hàng hóa.

Mỗi chủ hàng là khác nhau thế nên sẽ có cách quản lý quy trình khác nhau, nhưng nhìn chung thì quy trình hiện tại như sau:

Bước 1 – Biên soạn một danh sách gồm nhiều nhà vận chuyển

Thông thường, quá trình này bắt đầu với việc người gửi hàng biên soạn danh sách tất cả các hãng vận chuyển mà họ muốn đưa vào RFP của họ. Danh sách này bắt đầu với các mối quan hệ nhà vận chuyển hiện có, nhưng các chủ hàng cho rằng họ nên tạo ra một mạng lưới rộng, vì vậy họ thêm tất cả các nhà vận chuyển mà họ có thể: các nhà mạng đã có cuộc gọi mời chào với họ trong năm qua (mà họ đã tỉ mỉ ghi lại trước đó), các nhà vận chuyển được tìm thấy trên LinkedIn, thông qua tìm kiếm của Google hoặc bất cứ nơi nào khác. Có lẽ, các hãng vận chuyển phù hợp sẽ có trong danh sách đó và sẽ được kiểm tra đúng cách, nhưng cũng có khả năng một số nhà chuyên chở tốt sẽ bị thiếu trong danh sách và một số dù đã được đưa vào danh sách.

Bước 2 – Biên soạn các tuyến đường

Tiếp theo, các tuyến đường sẽ được bao gồm trong RFP (biên soạn trong một bảng tính lớn). Một danh sách ý tưởng nhất là danh sách sẽ bao gồm tần suất vận chuyển, hàng hóa, đặc điểm vận chuyển hàng hóa, yêu cầu nhận hàng và địa điểm giao hàng, v.v. Trong nhiều trường hợp, thông tin sẽ được yêu cầu để thông báo khi hàng hóa bị thiếu – một cách bất khả kháng, mà đó chỉ là kết quả hiển nhiên của việc sử dụng sai công nghệ khi thực hiện công việc.

Bước 3 – Gửi tuyến đường cho người vận chuyển

Tiếp theo, các bảng tính được gửi qua email cho các nhà mạng cùng với hướng dẫn trích dẫn. Tại thời điểm này, người gửi hàng nhận ra rằng một số email shipper đã bị trả lại, và thậm chí nhiều hơn nữa đã bị bỏ qua. Trong khi các chủ hàng nghĩ rằng RFP của họ là một cơ hội tuyệt vời cho các nhà vận chuyển, các hãng vận chuyển không phải lúc nào cũng vui mừng vì điều này. Để có lợi nhuận, các hãng vận tải cần phải rất cụ thể và cân nhắc về các làn đường và hàng hóa mà họ di chuyển. Các nhà vận chuyển hoạt động với lợi nhuận mỏng và đưa ra tỷ lệ tốt trong một năm có thể là một đề xuất rất nguy hiểm, đặc biệt là trong những thời điểm biến động này.

Bước 4 – Nhận và sắp xếp báo giá

Tại một số thời điểm, chủ hàng nhận được báo giá trở lại từ một số hãng vận chuyển. Thông tin từ các nhà cung cấp dịch vụ phản hồi được tổ chức thành một bảng tính để chúng có thể được so sánh với các báo giá khác. Các thông tin được đánh giá, tuy nhiên nếu không có các công cụ thích hợp, những hiểu biết thu được sẽ có giới hạn. Trong khi một số chủ hàng có thể tăng thêm tốt hơn về chất lượng dịch vụ, đối với hầu hết các phần, điều quan tâm hơn hẳn là về giá cả chứ không phải là chất lượng.

Bước 5 – Chọn người thắng thầu

Các thông tin được đánh giá, và các nhà vận chuyển nhận tuyến đường, thường là vì họ đưa ra mức giá thấp nhất. Thông tin không may được xem như một trò chơi có tổng bằng không chứ không phải là một mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Quy trình RFP trong vận chuyển hàng hóa hiện tại thường không cung cấp cho người gửi hàng hoặc người vận chuyển một kết quả mong muốn. Các chủ hàng kết thúc với quá nhiều sự từ chối từ việc đấu thầu và vận chuyển hàng hóa của họ di chuyển qua thị trường giao ngay. Trong khi đó, các hãng vận tải phải vật lộn để tìm ra hàng hóa vận chuyển trực tiếp ổn định nhằm mang đến lợi nhuận. Danh sách nhà mạng khổng lồ, email hàng loạt và bảng tính Excel khó sử dụng là vấn đề, không phải là giải pháp. Công nghệ, hay đúng hơn là thiếu công nghệ được áp dụng trong công việc, làm hỏng quá trình hoạt động hơn là phát triển các mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Quy trình RFP trong vận chuyển hàng hóa không hoạt động vì chủ hàng hay người vận chuyển

Các chủ hàng ghét quy trình hiện tại vì:

• Việc thiếu công nghệ làm cho quá trình này trở nên rườm rà, dài dòng và tốn thời gian - tốn thời gian đến nỗi hầu hết các chủ hàng chỉ muốn chịu đựng quá trình này mỗi năm một lần.

• Kết quả tỷ lệ giá trên lí thuyết - tỷ lệ chỉ tốt trên giấy.

• Tập trung quá nhiều vào quá trình này và không tập trung đủ vào việc xây dựng mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với các nhà mạng.

• Thiếu việc kiểm tra giữa các nhà chuyên chở và không đủ các hãng vận chuyển phù hợp tham gia.

Các nhà chuyên chở ghét quy trình hiện tại vì:

• Trả giá mệt mỏi - lãng phí quá nhiều thời gian vào RFP cho các chủ hàng không bao giờ di chuyển hàng hóa với công ty của bạn.

• Động cơ của shipper không rõ ràng. Họ đang nghiêm túc tìm kiếm các hãng vận chuyển mới hay họ chỉ đang thử nghiệm thị trường các nhà vận chuyển hiện tại của họ?

• Dự đoán thị trường và phát triển lãi suất vững chắc trong 12 tháng tới là khá bất khả thi.

• Không đủ tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với các chủ hàng phù hợp.

Có một cách tốt hơn để quản lý quy trình RFP trong vận chuyển hàng hóa

Những người làm việc tại Emerge đã tái phát minh việc mua sắm hàng hóa bằng cách phát triển một nền tảng công nghệ đặc biệt được thực hiện để quản lý RFP trong vận chuyển hàng hóa. Những người sáng lập Emerge cũng thành lập công ty môi giới vận chuyển hàng hóa tiên phong, Globaltranz vì thế họ biết một hoặc hai điều về việc di chuyển hàng hóa.

Emerge cung cấp một nền tảng RFP trong vận chuyển hàng hóa hợp lý hóa quy trình một cách miễn phí - vâng, miễn phí. Đăng ký và thiết lập là một điều dễ dàng và kết quả tốt hơn đáng kể so với bảng tính gửi email hàng loạt cho mọi nhà cung cấp dịch vụ bạn biết.

Khi bạn sử dụng nền tảng Emerge, quá trình này như sau:

Bước 1: Tải các nhà chuyên chở và nhà môi giới đương nhiệm vào Nền tảng Emerge

Nền tảng Emerge được xây dựng cho RFP vì vậy việc tải thông tin của các nhà chuyên chở vào hệ thống rất đơn giản và dễ dàng. Một khi thông tin của nhà cung cấp được nạp, nó không bao giờ phải được nạp lại lần hai. Nhân tiện, sẽ là một cơ hội tốt cho các hãng vận chuyển của bạn nếu nó đã có mặt trên nền tảng Emerge, bởi vì nó cho phép họ truy cập vào vận chuyển hàng hóa trực tiếp tốt nhất.

Bước 2: Tải tuyến đường vào nền tảng

Không còn bảng tính nữa! Nền tảng Emerge giúp bạn dễ dàng tải lên các tuyến đường của bạn từ TMS hoặc thậm chí bảng tính Excel của bạn. Nền tảng này nhắc nhở người gửi hàng thêm thông tin thích hợp cho các hãng vận chuyển. Nền tảng này hoàn toàn có thể tùy chỉnh để các chủ hàng có thể thêm hoặc xóa các trường.

Bước 3 – Tạo sự kiện RFP

Không còn email hàng loạt nữa! Với một nút bấm, các nhà mạng được mời đấu thầu trên tuyến đường. Nền tảng Emerge cũng sẽ đề nghị các hãng vận chuyển được kiểm tra, những người quan tâm đến các tuyến đường đó. Nếu bạn chọn một trong những nhà chuyên chở được đề xuất, Emerge sẽ nhận được khoản phí 9,9% từ Nhà vận chuyển, đó là cách Emerge kiếm tiền. Các hãng vận chuyển đã đổ xô đến Emerge vì mức phí thấp 9,9% ít hơn nhiều so với đánh dấu mà các nhà môi giới vận chuyển hàng hóa truyền thống thêm vào tải.

Bước 4 – Đánh giá hồ sơ dự thầu

Khi nhận được hồ sơ dự thầu, hệ thống tổ chức thông tin và cho phép ra quyết định tốt hơn. Trong khi các nhà mạng trả lời giá thầu, người gửi hàng có quyền truy cập vào bảng điều khiển cung cấp thông tin chi tiết hữu ích. Trong hệ thống Emerge, mọi hãng vận chuyển đều được kiểm tra để các chủ hàng có thể đưa ra quyết định mua sắm hàng hóa sáng suốt dựa trên giá cả và chất lượng dịch vụ.

Bước 5 – Chọn người thắng thầu

Trao tuyến đường cho các hãng vận tải dễ dàng được quản lý trong hệ thống. Chủ hàng có thể tạo và quản lý các hợp đồng và tài liệu trong ứng dụng, bao gồm cả chữ ký số. Quy trình sắp xếp hợp lý giúp dễ dàng tiến hành các sự kiện RFP đến nỗi hầu hết các chủ hàng sử dụng nền tảng Emerge đều thực hiện đấu thầu hàng quý, điều đó có nghĩa là các hãng vận chuyển có thể tự tin hơn khi trích dẫn tuyến đường.

Một quy trình hợp lý và cải thiện mối quan hệ shipper-carrier

Ngoài việc hợp lý hóa quy trình và làm cho nó phát triển hơn nhiều, nền tảng Emerge còn có một vài lợi thế chính khác:

• Được giải phóng khỏi quá trình tốn thời gian, rườm rà, các chủ hàng và người vận chuyển có thể dành nhiều thời gian hơn để thảo luận về các đặc điểm vận chuyển hàng hóa và tìm hiểu nhau.

• Với quy trình được sắp xếp hợp lý, các chủ hàng đang chuyển sang RFP hàng quý, cho phép các nhà vận chuyển cung cấp giá thầu cạnh tranh hơn - và thực tế hơn (không còn giá giấy nữa).

• Ngoài các hãng vận chuyển đương nhiệm của họ, các chủ hàng có quyền truy cập vào hàng ngàn hãng vận chuyển đã được kiểm tra trong hệ thống Emerge.

Trong vài thập kỷ qua, chuỗi cung ứng đã trở thành công nghệ kỹ thuật số và vận chuyển hàng hóa đã phát triển để hợp lý hóa quy trình vận chuyển. Tuy nhiên, đối với nhiều chủ hàng, quá trình RFP vận chuyển hàng hóa vẫn bị mắc kẹt trong quá khứ, dựa vào bảng tính Excel và email hàng loạt. Nếu công ty của bạn đang xem xét lại quy trình RFP vận chuyển hàng hóa, nền tảng công nghệ RFP được xây dựng có mục đích của Emerge là một nơi tốt để bắt đầu.

Nguồn: thelogisticsoflogistics.com