CÁC CHỨNG TỪ CẦN THIẾT ĐỂ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT NHẬP KHẨU

Bất kỳ hàng hóa thương mại nào, cho dù là hàng hóa xuất nhập khẩu, đều cần phải làm thủ tục thông quan hải quan. Nói một cách dễ hiểu là các doanh nghiệp muốn hàng hoá được thông quan thì phải tiến hành khai báo hải quan và hoàn thành các thủ tục hải quan theo quy định của chính phủ.

 

Quá trình làm thủ tục hải quan thường gồm bước chuẩn bị hồ sơ điện tử hoặc nộp trực tiếp hồ sơ đính kèm với lô hàng. Điều này giúp các cơ quan thẩm quyền tính toán các loại thuế và nghĩa vụ sẽ đánh vào hàng hóa.

 

Loại giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan thường phụ thuộc vào loại hàng hóa được vận chuyển. Quy định nộp hồ sơ cũng có thể thay đổi tùy thuộc vào quốc gia xuất xứ và điểm đến của hàng hóa. Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, có một  bộ hồ sơ mà hầu hết các doanh nghiệp cần tuân thủ khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

 

 

DANH SÁCH CÁC GIẤY TỜ CẦN THIẾT ĐỂ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU

 

• Hóa đơn chiếu lệ (PI)
• Phiếu đóng gói hàng hoá hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
• Hóa đơn thương mại (C/I)
• Hoá đơn vận chuyển
• Vận đơn (B/L)  hoặc Vận đơn hàng không
• Giấy tạm khai Hải quan
• Thư tín dụng (L/C)
• Hối phiếu
• Giấy phép xuất khẩu
• Biên lai kho
• Giấy chứng nhận y tế (HC)

 

DANH SÁCH CÁC GIẤY TỜ CẦN THIẾT ĐỂ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU

 

• Bản khai thuế quan nhập cảng
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn (B/L)  hoặc Vận đơn hàng không
• Giấy phép nhập khẩu
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (COI)
• Thư tín dụng (L/C)
• Bản ghi kỹ thuật hoặc văn liệu (Chỉ bắt buộc đối với một số hàng hóa cụ thể)
• Giấy phép kinh doanh (đối với một số hàng hóa cụ thể)
• Báo cáo thử nghiệm (Nếu có)
• Giấy chứng nhận đăng ký kiêm thành viên (RCMC)
• Khai báo GATT / DGFT (Hiệp ước chung về thuế quan và thương mại)
• Giấy phép DEEC / DEPB / ECGC cho các quyền lợi thuế

Bạn có thể hiểu ý nghĩa của những tài liệu này từ phần giải thích của chúng như được đưa ra bên dưới.

 

1. Hóa đơn chiếu lệ (PI)

Hóa đơn chiếu lệ ghi lại ý định bán một số lượng hàng hóa hoặc sản phẩm được xác định trước của nhà xuất khẩu. Hóa đơn này được tạo theo các điều khoản và điều kiện đã nêu đã được thỏa thuận giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, thông qua một phương tiện liên lạc được công nhận như email, fax, điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Nó tương tự như một "Đơn đặt hàng", được phát hành trước khi hoàn tất giao dịch bán hàng.

 

2. Phiếu đóng gói hàng hoá 

Phiếu đóng gói hàng hoá thể hiện rõ danh sách các mặt hàng có trong lô hàng, và những mặt hàng này có thể được đối chiếu với hóa đơn chiếu lệ của bất kỳ bên liên quan nào liên quan đến giao dịch. Danh sách này được gửi cùng với lô hàng quốc tế và đặc biệt thuận tiện cho các công ty vận tải vì họ có thể biết chính xác những mặt hàng nào đang được vận chuyển. Phiếu đóng gói hàng hoá riêng lẻ được bảo mật bên ngoài mỗi container riêng lẻ để giảm thiểu rủi ro xuất khẩu hàng hóa không chính xác ra quốc tế.

 

3. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá là một tờ khai do nhà xuất khẩu cấp để xác nhận rằng hàng hóa được vận chuyển đã được mua lại hoàn toàn, sản xuất, chế tạo hoặc chế biến tại một quốc gia cụ thể.

 

4. Hóa đơn thương mại (C/I)

Hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc đối với bất kỳ hoạt động thương mại xuất khẩu nào. Bộ phận làm thủ tục hải quan sẽ yêu cầu tài liệu này trước vì nó chứa thông tin về đơn hàng, bao gồm các chi tiết như mô tả, giá bán, số lượng, chi phí đóng gói, trọng lượng hoặc khối lượng của hàng hóa để xác định giá trị nhập khẩu hải quan tại cảng đích, bảo hiểm hàng hóa. , điều khoản giao hàng và thanh toán, v.v ... Đại diện hải quan sẽ đối chiếu thông tin này với đơn đặt hàng và quyết định xem có thông quan hải quan hàng hoá cho chuyển tiếp hay không.

 

5. Hóa đơn vận chuyển

Hóa đơn vận chuyển là một báo cáo truyền thống, trong đó nhược điểm được khẳng định và chủ yếu đóng vai trò như một bản ghi có thể đo lường được. Mẫu đơn này có thể được gửi thông qua một hệ thống phần mềm trực tuyến tùy chỉnh (ICEGATE). Để có được hóa đơn vận chuyển, nhà xuất khẩu sẽ cần các tài liệu sau:

 

-Mẫu GR để vận chuyển đến tất cả các quốc gia

-Phiếu đóng gói (với nhiều chi tiết khác nhau như thông tin về nội dung, số lượng, tổng và trọng lượng tịnh của mỗi gói)

-Giấy phép xuất khẩu

-Đơn uỷ thác mua hàng

-Biên bản nghiệm thu

-Hóa đơn (với tất cả các thông tin liên quan như số lượng gói hàng, số lượng, giá cả, quy cách hàng hóa chính xác, v.v.)

-Đơn đặt hàng

-Thư tín dụng

-AR4 và Hóa đơn

-Giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá (CQ)

-Hồ sơ cảng tự trị

 

6. Vận đơn

Vận đơn là chứng từ hợp pháp do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng. Nó hoạt động như bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa và sản phẩm, được đề cập trong hóa đơn do người vận chuyển cung cấp. Nó cũng bao gồm thông tin sản phẩm như loại, số lượng và điểm đến mà hàng hóa được vận chuyển đến. Hóa đơn này cũng có thể được coi như một biên lai gửi hàng tại cảng đến, nơi nó phải được xuất trình cho quan chức hải quan để người xuất khẩu thông quan. Bất kể hình thức vận chuyển nào, đây là chứng từ bắt buộc phải có kèm theo hàng hóa và phải có chữ ký hợp lệ của người đại diện có thẩm quyền từ người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng. Vận đơn sẽ hữu dụng trong trường hợp bất kỳ hành vi trộm cắp tài sản nào.

 

7. Giấy tạm khai hải quan

Giấy tạm khai hải quan là tờ khai của người xuất khẩu gửi cho cục hải quan trong trường hợp người nhận hàng không rõ về tính chất của hàng hóa được vận chuyển. Giấy tạm khai hải quan cho phép người nhận hàng kiểm tra chúng trước khi thanh toán các khoản thuế hiện hành. Việc xin cấp vận đơn trở nên cần thiết vì nó đóng vai trò như một chứng từ thay thế nếu nhà xuất khẩu không có tất cả các thông tin và chứng từ cần thiết cho vận đơn. Cùng với giấy xuất hàng, nhà xuất khẩu cũng cần phải nộp một công văn cho phép thông quan hàng hóa của cơ quan hải quan.

 

8. Thư tín dụng

Thư tín dụng được chia sẻ bởi ngân hàng của nhà nhập khẩu, nêu rõ rằng nhà nhập khẩu sẽ thanh toán cho nhà xuất khẩu số tiền được chỉ định để hoàn tất giao dịch. Tùy thuộc vào các điều khoản thanh toán giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, đơn đặt hàng chỉ được gửi đi sau khi nhà xuất khẩu có thư tín dụng này.

 

9. Hối phiếu

Hối phiếu là một lựa chọn thanh toán thay thế trong đó nhà nhập khẩu phải thanh toán cho hàng hóa nhận được từ nhà xuất khẩu theo yêu cầu hoặc tại một tương lai cố định hoặc có thể xác định được. Nó tương tự như kỳ phiếu có thể được ký phát bởi các ngân hàng hoặc cá nhân. Bạn thậm chí có thể chuyển một Hối phiếu bằng chứng thực.

 

10. Giấy phép xuất khẩu

Doanh nghiệp phải có giấy phép xuất khẩu mà họ có thể cung cấp cho hải quan để xuất khẩu hoặc chuyển tiếp cho các dịch vụ vận chuyển bất kỳ sản phẩm nào. Điều này chỉ cần được xuất trình khi người gửi hàng xuất khẩu hàng hóa đến một điểm đến quốc tế lần đầu tiên. Loại giấy phép này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình xuất khẩu bạn định thực hiện. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nộp đơn với cơ quan cấp phép và giấy phép cuối cùng sẽ được cấp bởi Giám đốc Kiểm soát Xuất khẩu và Nhập khẩu.

 

11. Biên lai kho 

Biên lai kho được tạo sau khi nhà xuất khẩu đã hoàn tất các khoản thuế xuất khẩu liên quan và cước phí vận chuyển sau khi thông quan. Điều này chỉ cần thiết khi có ICD.

 

12. Giấy chứng nhận y tế (HC)

Giấy chứng nhận y tế chỉ được áp dụng khi có các sản phẩm thực phẩm có nguồn gốc động vật hoặc các loại thực phẩm không có nguồn gốc từ động vật tham gia vào thương mại quốc tế. Giấy chứng nhận xác nhận rằng thực phẩm có trong lô hàng phù hợp cho con người tiêu thụ và đã được kiểm tra để đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn về an toàn, các quy tắc và quy định trước khi xuất khẩu. Giấy chứng nhận này được cấp bởi các tổ chức chính phủ có thẩm quyền từ nơi xuất phát của lô hàng.

 

13. Bản khai thuế quan nhập cảng

Bản khai thuế quan nhập cảng là một tài liệu pháp lý được điền & ký hợp lệ bởi nhà nhập khẩu / CHA / nhà vận chuyển. Sau khi lập hóa đơn nhập cảnh cùng với các giấy tờ cần thiết khác, các cơ quan hữu quan sẽ tiến hành giám định và kiểm tra hàng hóa. Sau khi quá trình hoàn tất, nhà nhập khẩu có thể sử dụng ITC để yêu cầu hàng hóa.

 

14. Giấy phép nhập khẩu

Có một số mặt hàng không thể được nhập khẩu tự do tại Ấn Độ, giấy phép nhập khẩu là sự cho phép của chính phủ để thực hiện các hoạt động nhập khẩu đối với những mặt hàng bị hạn chế. Để tận dụng các lợi ích, người ta phải nộp đơn cho cơ quan cấp phép.

 

15. Giấy chứng nhận bảo hiểm

Giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Giấy chứng nhận này giúp cơ quan chức năng xác minh lô hàng, về việc giá bán có bảo hiểm hay không. Ngoài ra, nó giúp xác định giá trị chính xác cuối cùng quyết định tổng thuế nhập khẩu.

 

16. Giấy chứng nhận đăng ký kiêm thành viên (RCMC)

RCMC là chứng chỉ do Hội đồng Xúc tiến Xuất khẩu của Ấn Độ cấp. Nếu một nhà xuất khẩu hoặc nhà nhập khẩu muốn tận dụng bất kỳ lợi ích nào theo bất kỳ chương trình nào do FTP hoặc bất kỳ EPC nào điều chỉnh thì họ phải nộp RCMC của mình tại thời điểm thông quan.

 

17. Khai báo GATT / DGFT (Hiệp ước chung về thuế quan và thương mại)

Mọi nhà nhập khẩu phải khai báo GATT và DGFT trong khi hoàn thành các thủ tục thông quan cho hàng nhập khẩu. Nó phải được nộp theo các điều khoản được nêu trong Hiệp định chung về Thuế quan và Thương mại. Sau đây là một số yêu cầu để nộp tài liệu này:

 

-Trị giá Hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu phải chịu thuế nhập khẩu cảng và các loại thuế khác.

-Ba bản sao của tờ khai sẽ được duy trì:

hai bản sao dành cho quản lý hải quan

và một bản sao dành cho người khai báo

-Mẫu đơn phải được lưu giữ cùng với tờ khai hải quan chi tiết trong thời hạn 3 năm

-Người khai có nghĩa vụ điền chính xác và đầy đủ chi tiết vào biểu mẫu.

 

18. Bản ghi kỹ thuật hoặc văn liệu. 

Bản ghi kỹ thuật là một tài liệu chỉ bắt buộc đối với một số hàng hóa cụ thể. Nó mô tả các tính năng / cách sử dụng của sản phẩm, hầu hết được thực hiện để xử lý hàng hóa tốt hơn. Điều này giúp các cơ quan có thẩm quyền xác định rõ hơn về sản phẩm và hiểu được chi phí giá trị gia tăng theo nó.

 

19. Giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh có thể được yêu cầu để nhập khẩu các mặt hàng cụ thể. Nếu một nhà nhập khẩu muốn tận dụng bất kỳ lợi ích nào về thuế nhập khẩu, giấy phép kinh doanh có thể được sử dụng làm bằng chứng để tận dụng lợi ích đó. Trong trường hợp cụ thể này, bản sao giấy phép kinh doanh cũng trở thành một trong những tài liệu thông quan cần thiết để nhập khẩu hàng hóa.

 

Nguồn: dripcapital.com 

Tác giả: Avani Ghangurde