10 ĐIỀU BẠN CÓ THỂ CHƯA BIẾT VỀ CHUỖI CUNG ỨNG

Ít ai biết được rằng đội hậu cần chính là những người hùng thầm lặng của thế giới cà phê. Hầu như bạn sẽ không chứng kiến họ làm việc vì phần lớn công việc của họ đều “vô hình”, tuy nhiên nếu không có đội hậu cần, cà phê sẽ chẳng bao giờ đi đến tay người tiêu dùng. Nhận ra được điều đó, chúng tôi hiểu rằng chuỗi cung ứng có thể được ví như chiếc hộp đen bí ẩn, vì thế nên chúng tôi đã tập hợp danh sách 10 điều có thể bạn chưa biết về chuỗi cung ứng.

1. Bạn cần kỹ năng xoay chuyển linh hoạt

 

Việc tìm kiếm phương tiện vận chuyển từ nhà máy khô đến cảng có thể khá khó khăn. Tại một số vùng, các công ty vận tải đường bộ chỉ có 1 hoặc 2 xe tải nên đội hậu cần của chúng tôi phải ký hợp đồng với nhiều công ty nhỏ khác cùng một lúc để chuyển kịp thời khối lượng cà phê mà chúng tôi phụ trách vận chuyển. Điều này cho thấy được rằng có rất nhiều công đoạn chuyển giao và đội ngũ hậu cần giám sát từng bước mỗi chuyến hàng.

 

Raphaelle Hemmerlin, Trưởng bộ phận Hậu cần và Hiệu quả Hoạt động của Sucafina SA cho biết: “Với rất nhiều công đoạn như thế, thật đáng kinh ngạc khi tất cả cà phê đều đến nơi”. Raphaelle đã làm việc trong lĩnh vực hậu cần gần 14 năm và đã đặt chân đến các cảng trên khắp thế giới, từ Mombasa đến Antwerp, nơi cô đã tận mắt chứng kiến sự phức tạp của chuỗi cung ứng.

 

“Khi trực tiếp theo dõi các công đoạn của chuỗi cung ứng, từ nhà máy thô đến nơi của khách hàng, không thể tin được rằng tất cả đều hoạt động tốt đến thế nào. Thật là kỳ diệu khi thấy hàng hóa được vận chuyển từ điểm A đến điểm B, đặc biệt là vì nó trông giống như đang đi từ A đến Z hơn.” Raphaelle nói. Thông thạo các tuyến đường vận chuyển trong nước và sức chứa của cảng là một khía cạnh quan trọng để làm nên điều kỳ diệu này.

 

2. Các mối quan hệ là yếu tố then chốt của một chuỗi cung ứng hoàn hảo

Những nhà điều hành dịch vụ vận chuyển cần phải mở rộng, duy trì các mỗi quan hệ với các chuỗi cung ứng.

Jackie Doray, Giám đốc Logistics Bắc Mỹ, có trụ sở tại văn phòng Thành phố New York, cho biết: “Chúng tôi là một công ty hợp tác với các nhà cung cấp của mình.”, “Chúng tôi không tin tưởng vào việc độc tài. Đổi lại, điều này trả công xứng đáng cho khách hàng vì khi cần chúng tôi có thể nhờ vả.”

 

Dịch vụ mà chúng tôi cung cấp được trui rèn bởi những mối quan hệ tốt. Raphaelle giải thích rằng: “Nếu bạn không tạo dựng mỗi quan hệ đặc biệt hoặc duy nhất thì bạn đơn thuần chỉ là một vị khách hàng với một thùng hàng.”. “Và thời điểm bạn gặp một vấn đề gì đó quan trọng, bạn không có cách nào để có thể thu hút sự chú ý mà bạn cần phải tự giải quyết vấn đề.”

 

Jackie nói: “Đó là về việc truyền đạt giá trị mà sự hợp tác của chúng tôi có thể mang lại cho họ - thị phần, hoạt động có nguồn gốc rộng, mạng lưới thông tin toàn cầu của chúng tôi - và cung cấp chi tiết cụ thể về bối cảnh vận chuyển cà phê”. “Bạn phải đưa ra ngữ cảnh để làm rõ lý do tại sao chúng tôi hỏi những gì chúng tôi đang yêu cầu. Chúng tôi dành thời gian để giải thích cách nhiệt có thể ảnh hưởng đến hạt cà phê khi chúng ở trong cảng hoặc trên tàu và tại sao điều quan trọng là không làm thủng túi GrainPro. ”

 

Những mối quan hệ này cũng rất quan trọng với các đối tác kho hàng của chúng tôi. Sasha Stepchuk, Điều phối viên Hậu cần tại văn phòng Antwerp của chúng tôi cho biết: “Nếu chúng tôi cần một thứ gì đó khẩn cấp, chúng tôi có thể yêu cầu họ ưu tiên nó cho chúng tôi. “Đôi khi, những người lái xe tải bị kẹt xe và không thể đến kho để bốc hàng kịp. Thông thường họ sẽ quay lại vào ngày hôm sau, nhưng nếu chúng tôi biết họ đang ở gần đó, chúng tôi có thể nói chuyện với những người liên hệ của chúng tôi tại nhà kho và yêu cầu họ đợi người lái xe tải. Hầu hết thời gian họ sẽ đồng ý chờ đợi.”

 

3. Chuỗi cung ứng yêu cầu giác quan thứ 6

 

Jackie nói rằng hai yếu tố có thể ảnh hưởng lớn đến vận chuyển là yếu tố chính trị và thời tiết. Biến động chính trị có thể đóng cửa các cảng hoặc hạn chế số lượng tàu cập bến vào một số cảng cụ thể. Gần đây, do đại dịch vi rút corona, “Chúng tôi đã chứng kiến một số lượng tàu chở hàng có sẵn ở nhiều khu vực giảm từ 4-5 tàu xuất bến mỗi tháng xuống chỉ còn 1 hoặc 2 tàu mỗi tháng.”, ông Nhân Nguyễn, Trưởng nhóm Hậu cần Chuyên môn tại Thành phố Hồ Chí Minh, chia sẻ với truyền thông. “Với số lượng tàu ít hơn, nếu cà phê bị trễ lịch vận chuyển so với dự kiến, có thể phải đợi cả tháng cà phê mới được chuyển đến kho của chúng tôi.”

 

Jackie nói: “Ở Hoa Kỳ, chúng ta đang trong mùa bão và các cảng có thể cần phải đóng cửa để chuẩn bị đối phó với những cơn bão lớn hơn, các tàu có thể sẽ rời cảng sớm, trụ lại ở biển một thời gian hoặc phải đi đến những các khác hoàn toàn.”. Thời tiết xấu cũng gây ảnh hưởng đến việc lưu thông ở đất khu vực đất liền. “Đường băng có thể khiến tài xế xe tải mất nhiều giờ hoặc thậm chí là nhiều ngày để có thể di chuyển.”

 

“Với hơn 20 năm làm việc trong ngành, khi nói đến vấn đề thời tiết, tôi dường như có một giác quan thứ 6.”, cô ấy nói, như nửa đùa nửa thật. “Tôi rất chú ý và đảm bảo rằng đội hậu cần của tôi có thể nhận biết được bất kỳ cơn bão nào sắp đến và tôi theo dõi tin tức rất suýt soát để nắm bắt các tình huống địa chính trị.”

 

4. Sức chứa không thật sự là vấn đề lớn

 

Mạng lưới toàn cầu là một phương tiện không thể thiếu khi theo dõi các sự kiện trên thế giới. Các thành viên trong đội ngũ hậu cần của chúng tôi có thể liên lạc với nhau ở mỗi vị trí địa lý - từ điểm xuất phát đến điểm dừng chân - luôn liên tục như thế. Jackie nói rằng các đội địa phương là điểm dừng chân đầu tiên của cô ấy để nhận thông tin về một sự kiện nào đó có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình vận chuyển tại bất kỳ một địa điểm nào.

 

Jackie nói: “Là một công ty có mặt trên toàn cầu, việc lấy thông tin từ các công ty thân cận dường như dễ dàng hơn rất nhiều. “Khi tôi làm việc tại các công ty nhỏ hơn, chúng tôi thường phải dựa vào bên thứ ba để biết thông tin. Tại Sucafina, tôi có thể tin tưởng vào các đồng nghiệp của mình để có thông tin chính xác và kịp thời.”

 

5. Khi đã hoàn thành việc chất hàng, chuỗi cung ứng sẽ lên kế hoạch về thời gian và tuyến đường vận chuyển

 

Con đường ngắn nhất không phải lúc nào cũng là con đường nhanh nhất. Khởi hành sớm hơn cũng không có nghĩa là đến nơi nhanh hơn. Theo nhiều cách khác, đội ngũ hậu cần thách thức logic thông thường.

 

Các thành viên trong nhóm hậu cần phải xem xét một số lượng lớn các tuyến đường và thời gian vận chuyển. Một chuyến đi ‘trực tiếp’ có nghĩa là cà phê sẽ được đưa đến điểm dừng trên một con tàu, nghe có vẻ nhanh hơn, phải không? Không hoàn toàn, Jackie giải thích. Trực tiếp không phải là không ngừng. Con tàu đó có thể thực hiện nhiều chặng dừng giữa chừng và mất nhiều thời gian hơn so với một chuyến đi nhiều chặng trên một số con tàu khác nhau, đây thường là cách nhanh nhất.

 

“Thực sự phức tạp để thực hiện tất cả các phép tính này. Có rất nhiều thông tin để điều hướng. Nhưng chúng tôi luôn tự hỏi mình làm cách nào để có thể gia tăng giá trị cho khách hàng và một trong những cách đó là tìm ra các phương thức vận chuyển hiệu quả nhất. Tất cả chúng tôi làm việc cùng nhau - nhóm xuất phát và nhóm dừng chân - để xử lý các con số và tìm ra các tuyến đường tốt nhất.”, Raphaelle nói.

 

6. Chuỗi cung ứng không bao giờ chợp mắt

 

“Theo kinh nghiệm của tôi, việc chỉ gửi thư điện tử với các hướng dẫn là không đủ. Bạn cần làm theo nó. Bạn cần biết kho hàng của mình hoạt động như thế nào và đảm bảo mọi thứ được hoàn thành.” Nhân nói. “Chỉ vì bạn không nghe thấy gì không có nghĩa là mọi thứ đang hoạt động trơn tru. Tôi nói với nhóm của mình rằng trong lĩnh vực hậu cần, chúng tôi phải luôn biết về bất kỳ sự chậm trễ nào trước khách hàng và điều đó có nghĩa là xem lô hàng để đảm bảo rằng chúng tôi biết ngay nếu một vấn đề có thể gây ra sự chậm trễ.

 

Sasha giải thích rằng hậu cần tốt cũng liên quan đến việc kiểm tra kỹ lưỡng công việc của người khác và của chính bạn. “Chúng tôi theo dõi từng lô hàng rất chặt chẽ để đảm bảo rằng chúng tôi phát hiện những sai sót nhanh nhất có thể.” Sasha nói. Ví dụ, đôi khi một pallet được chất lên nhầm xe tải nhưng nhờ sự cảnh giác của đội, Sasha nói, họ thường bắt được những lỗi đó trước khi xe tải rời đi, tiết kiệm được một lượng lớn thời gian cho mọi người. Bà nói: “Chúng tôi cũng có một vài bước xác minh để có thể hỗ trợ kiểm tra lẫn nhau một lần nữa.  

 

7. Chuỗi cung ứng luôn ưu tiên khách hàng

 

Dịch vụ khách hàng trong ngành sản xuất cà phê bắt đầu bằng việc làm việc với các ngân sách, quy mô hàng hóa và chất lượng khác nhau để tìm ra loại cà phê phù hợp cho từng khách hàng nhưng không dừng lại ở đó. Để đáp ứng cho cuộc sống đa dạng và bận rộn của khách hàng, nhóm hậu cần và bán hàng của chúng tôi không ngừng thay đổi các phương pháp giao tiếp của họ. Nhân giải thích: “Cách chúng tôi tiếp xúc với khách hàng phụ thuộc vào kiến thức của chúng tôi về cuộc sống của họ.”

 

“Chúng tôi tự hào khi có thể thấu hiểu khách hàng của mình, nhu cầu của họ và cách nắm bắt được họ. Chúng tôi không chỉ gửi cho mọi người một email để thông báo cho họ về một vấn đề nào đó, bởi vì chúng tôi biết rằng không phải ai cũng có thể kiểm tra email của họ mỗi ngày. ” Chúng tôi cũng đang phát triển các tài khoản cho chuỗi cung ứng như Wechat và Whatsapp để giao tiếp với khách hàng ở những khu vực không phổ biến email.

 

Theo ông Nhân, định hướng khách hàng có nghĩa là: “Khách hàng của chúng tôi có thể cảm thấy an tâm khi biết rằng chúng tôi sẽ làm mọi thứ để có thể đảm bảo rằng cà phê của được giao đến đúng hẹn. Hơn nữa, họ cũng tin tưởng rằng chúng tôi sẽ thông bào về mọi sự chậm trễ khi việc đó xảy ra. Chuỗi cung ứng hoàn hảo chính là sự an tâm cho khách hàng của chúng tôi.”

 

8. Chiếc hộp đen chính là một chiếc hộp thực thụ

 

Trước những năm 1970, tất cả các mặt hàng, bao gồm cà phê, đều được vận chuyển bằng cách thả, chất thành lên tàu bằng thủ công. Quá trình này tốn nhiều công sức và có thể mất đến 3 tuần tại các cảng để dỡ hàng một con tàu.

 

“Container hóa” là thuật ngữ chỉ sự gia tăng của các container vận chuyển đồng nhất. Việc tiêu chuẩn hóa của họ đã làm cho việc vận chuyển trở nên hiệu quả hơn qua thời gian. Ngày nay, các cảng đều đang hoạt động rất hiệu quả đến mức các cảng tàu có thể dỡ hàng và chất hàng cùng một lúc.

 

Nhờ container hóa, chúng tôi có thể vận chuyển cà phê đi khắp thế giới nhanh hơn và duy trì chất lượng cao hơn bao giờ hết. Những đổi mới công nghệ này đã giúp người tiêu dùng có thể thưởng thức hương hoa tinh tế và trái cây khác biệt — một trong những hương vị đầu tiên biến mất khi cà phê biến chất — của cà phê từ khắp nơi trên thế giới.

 

9. Bạn cần phải cân nhắc cả bên ngoài và bên trong của chiếc hộp

 

Container hóa cho phép chúng ta kiểm soát nhiều hơn đối với môi trường xung quanh. Trước đây, các bao cà phê sẽ chờ tại cảng cùng với các hàng hóa khác. Giờ đây, chúng ta có thể giảm thiểu các tác động tiêu cực từ việc tiếp xúc bên ngoài.

 

Raphael nói rằng: “Bạn không chọn tàu vận chuyển mà chọn chất lượng của container.”. “Cà phê là một sản phẩm nông nghiệp và chúng ta cần phải bảo vệ nó. Chúng tôi yêu cầu sàn tàu làm bằng tre, để đảm bảo không có hóa chất, không mùi hôi và không lỗ thủng trên thùng chứa.”

 

Raphaelle cho biết: “Chúng tôi đang nỗ lực để thúc đẩy sự đổi mới về phía trước và làm cho việc vận chuyển container trở nên thông minh hơn”, Raphaelle nói về công việc của Sucafina với một công ty phát triển cảm biến theo dõi các điều kiện trong và xung quanh container. “Bạn gắn thiết bị vào cửa thùng chứa và nó cung cấp cho bạn GPS, nhiệt độ, bất kỳ cú sốc mà thùng hàng gánh chịu và khi cửa được mở.”

 

Chúng tôi hiện đang trong giai đoạn thu thập dữ liệu, nhưng Raphaelle và nhóm hậu cần có kế hoạch tận dụng dữ liệu thu thập được để đổi mới thiết kế thùng chứa, giúp việc vận chuyển hiệu quả hơn và cho phép chúng tôi cung cấp chất lượng cà phê tốt hơn nữa.

 

10. Bạn cần phải hiểu về vật lý

 

Ngoài thiết kế của container, cách bạn "nhồi" hàng hóa vào container (biệt ngữ cho "lấp đầy") cũng rất quan trọng. Túi cà phê cần được đóng gói theo cách riêng để giảm thiểu sự tiếp xúc của bề mặt với không khí nhằm ngăn ngừa sự ngưng tụ, hư hỏng hoặc lão hóa. Trong khi việc xếp các túi thành những đống cao có vẻ trực quan, thì tốt hơn nhiều nếu bạn xếp các túi theo các hàng so le - cách mà các nhà xây dựng xếp các viên gạch. Phương pháp xếp chồng này hạn chế không gian giữa mỗi túi và bảo vệ cà phê trong quá trình vận chuyển.

 

Để đảm bảo rằng các container được chất đúng cách, nhóm hậu cần xem xét hình ảnh của từng thùng cà phê được đóng gói và vận chuyển bởi hoặc cho Sucafina. Trong một ví dụ khác về mạng lưới rộng khắp và mối quan hệ tốt, nhóm hậu cần của chúng tôi có các địa chỉ liên hệ tại mọi địa điểm nơi các container được chất hàng. Những người liên hệ này chụp ảnh và gửi chúng qua email cho các thành viên trong nhóm hậu cần như Raphaelle, họ sẽ xem xét hình ảnh trước khi bật đèn xanh cho lô hàng của container.

 

Nguồn: https://sucafina.com/na/news/10-things-you-may-not-know-about-logistics