Các giám đốc điều hành công ty và người quản lý công ty quyết định như thế nào về thành tích của tổ chức họ? 

Việc đưa ra quyết định cân bằng và có hiểu biết là rất quan trọng đối với mỗi công ty khi công ty hướng tới các mục tiêu chiến lược, hoạt động và tài chính của mình. Nếu không đo lường sự tiến bộ của nó và so sánh nó với những doanh nghiệp tương tự, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ mất phương hướng và sớm thua các đối thủ cạnh tranh.

Hiệu suất của một tổ chức có thể được định lượng và đo lường được gọi là Chỉ số Đánh giá hiệu suất chính hoặc đơn giản là KPI. Đây là những chỉ số kinh doanh chính được sử dụng để theo dõi và phân tích hiệu suất của công ty trong một thời kỳ nhất định. Khoảng thời gian này có thể là hàng ngày, hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp hoặc số liệu đang được theo dõi.

 

KPI được đo lường cũng như khoảng thời gian báo cáo KPI phải được quyết định sau khi được ban lãnh đạo công ty và các bên liên quan xem xét kỹ lưỡng. Điều này giúp dữ liệu có ý nghĩa và dễ dàng so sánh có sẵn để phân tích và thực hiện các hành động tiếp theo.

 

So sánh KPI của một công ty với các tiêu chuẩn của các doanh nghiệp thành công và hàng đầu tương tự được gọi là chuẩn đối sách. Chuẩn đối sách là một tham chiếu để so sánh hiệu suất của một doanh nghiệp. Nó cũng được coi là một "mục tiêu" mà một doanh nghiệphướng tới để đạt được.

 

Ngày nay, một số KPI khác nhau được các doanh nghiệp sử dụng để đo lường hiệu suất của họ và xem họ đứng ở đâu trong số các đối thủ cạnh tranh.

 

Ở đây, chúng ta hãy xem nhanh các chỉ số đánh giá hiệu suất chính thường được các công ty logistics sử dụng với các ví dụ cơ bản.

VIỆC BÁN HÀNG

BIÊN LỢI NHUẬN

TỶ LỆ LẤP ĐẦY CỦA KHÁCH HÀNG

SỐ NGÀY PHẢI THU

TỶ LỆ QUAY VÒNG ĐƠN ĐẶT HÀNG CỦA NHÀ CUNG CẤP (SPOT)

TỶ LỆ LẤP ĐẦY ĐƠN ĐẶT HÀNG CỦA NHÀ CUNG CẤP (SPOFR)

NGÀY TỒN KHO

MHE NGỪNG HOẠT ĐỘNG

MỘT SỐ HẠN CHẾ CỦA CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CHÍNH

Việc bán hàng

Thông thường, KPI bán hàng được thể hiện dưới dạng phần trăm. Đó là giá trị bán hàng thực tế trong kỳ KPI được so sánh với mục tiêu đã đặt ra trong cùng thời kỳ. Tỷ lệ phần trăm KPI cho thấy doanh số thực tế đạt được trong khoảng thời gian so với mục tiêu. Mục tiêu bán hàng thường được đặt ở mức cao 100%.

 

KPI bán hàng = Tổng giá trị bán hàng trong kỳ / Giá trị bán hàng mục tiêu%

 

Giá trị bán hàng = 10.000.000

Giá trị doanh số mục tiêu = 15.000.000

 

KPI bán hàng = 10.000.000 / 15.000.000%

KPI = 66,66%

 

Biên lợi nhuận

KPI tỷ suất lợi nhuận cho biết lợi nhuận từ việc bán sản phẩm. Nói cách khác, đó là lợi nhuận mà công ty đã tạo ra cao hơn giá thành sản phẩm bán ra và tỷ lệ lợi nhuận đã đặt.

 

Biên lợi nhuận KPI = Tổng giá trị bán hàng - Giá trị giá trị bán hàng / Tổng giá trị bán hàng%

 

Giá trị bán hàng = 10.000.000

Giá vốn giá trị bán hàng = 4.000.000

 

Biên lợi nhuận KPI = (10.000.000 - 4.000.000) / 10.000.000%

 

KPI = 60%

 

Tỷ lệ lấp đầy của khách hàng

Tỷ lệ lấp đầy của khách hàng cho biết số lượng khách hàng đặt hàng và công ty hậu cần giao hàng. Khi không còn hàng trong kho, KPI này đương nhiên sẽ phản ánh một tỷ lệ phần trăm thấp và đóng vai trò như một lời cảnh tỉnh cho doanh nghiệp để tăng lượng hàngtrong kho hoặc thực hiện các biện pháp khác để đảm bảo hàng trong kho luôn có sẵn.

 

Tỷ lệ lấp đầy của khách hàng KPI = Số lượng giao hàng thực tế / Số lượng đặt hàng của khách hàng

 

Số lượng đặt hàng của khách hàng = 100

Số lượng giao hàng thực tế = 90

 

Tỷ lệ lấp đầy khách hàng KPI = 90/100%

 

KPI = 90%

 

Số ngày phải thu

KPI Số ngày phải thu cho biết số ngày cần thiết để nhận được khoản thanh toán từ khách hàng. Mục tiêu đặt ra cho số ngày phải thu khác nhau giữa các công ty và phụ thuộc vào chính sách tài chính của từng công ty.

 

Nói chung, số liệu cao hơn cho thấy số ngày thu tiền từ khách hàng nhiều hơn và ngược lại. Đôi khi, các chính sách tài chính của công ty có thể cần một số điều chỉnh dựa trên KPI này. Số ngày phải thu còn được gọi là các khoản phải thu hoặc đơn giản là AR.

 

Số ngày phải thu KPI = Tổng giá trị bán hàng hàng năm / Tổng khoản phải thu hàng năm X 365 ngày

 

Tổng giá trị bán hàng hàng năm = 12.000.000

Tổng các khoản phải thu hàng năm (dư nợ) = 900.000

 

Số ngày phải thu của tài khoản KPI = (12.000.000 / 900.000) x 365

 

KPI = 48,66 ngày

 

Tỷ lệ quay vòng đơn đặt hàng của nhà cung cấp (SPOT)

Vòng quay đơn đặt hàng của nhà cung cấp là tổng thời gian thực hiện từ khi gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp đến khi đơn đặt hàng đến kho của doanh nghiệp đặt hàng hoặc địa điểm ưa thích. SPOT có thể được tính từ khi đơn đặt hàng được nhập vào hệ thống khi nó được phê duyệt để gửi, hoặc từ khi đơn đặt hàng thực sự được chuyển đến nhà cung cấp.

 

Trong một số trường hợp, KPI này còn được gọi là Thời gian tiến hành đơn đặt hàng hoặc POLT. Theo dõi KPI này và thực hiện các hành động thích hợp dựa trên nó là rất quan trọng để tránh hết hàng.

 

SPOT KPI = Ngày đặt hàng - Ngày nhận hàng tại kho đặt hàng

 

Ngày đặt hàng = 22 tháng 12 năm 2021

Ngày nhận hàng tại kho đặt hàng = 5/1/2022

 

KPI = 14 ngày

 

Tỷ lệ lấp đầy đơn đặt hàng của nhà cung cấp (SPOFR)

Tương tự như tỷ lệ lấp đầy của khách hàng, SPOFR cho biết số lượng mà khách hàng đã đặt hàng và những gì thực sự được gửi đi và giao cho nhà cung cấp. SPOFR liên tục thấp hơn có nghĩa là tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế hoặc đặt hàng với số lượng lớn hơn khi có hàng.

 

SPOFR KPI = (Số lượng thực tế do nhà cung cấp giao đến kho đặt hàng / Số lượng đặt hàng)%

 

Số lượng thực tế giao đến kho đặt hàng = 90

Số lượng đặt hàng = 100

 

SPOT KPI = 90/100%

 

KPI = 90%

 

Ngày tồn kho

Không công ty nào muốn giữ hàng ở kho trong một thời gian dài. Hiệu quả trong việc đặt đơn đặt hàng với nhà cung cấp và khi nhận hàng, chuyển nó thành doanh số bán hàng của khách hàng được đo lường bằng KPI ngày tồn kho. Hàng hoá được lưu trữ trong nhà kho càng lâu thì càng có nhiều tiền bị ràng buộc trên hàng tồn kho không được lưu chuyển này.

 

Số ngày tồn kho cho biết số ngày mà một tổ chức giữ hàng tồn kho trước khi nó được bán hoặc gửi cho khách hàng. Số ngày tồn kho có thể tăng lên khi hiệu suất bán hàng của một công ty thấp hoặc khi lượng mua vượt mức đã được thực hiện. Điều nguy hiểm ở đây là hàng hoá được lưu trữ như vậy có thể quá hạn sử dụng trước ngày tốt nhất (BBD) hoặc thậm chí xấu đi, khiến chúng không thích hợp để bán.

 

Sự giảm sút về chất lượng của hàng hoá là hậu quả đến sớm nhất của những ngày tồn kho cao hơn. Theo dõi thường xuyên và thường xuyên báo cáo chất lượng hàng hoá của doanh nghiệp theo thời gian và thực hiện các bước cần thiết để lưu chuyển chúng là rất quan trọng để tránh các hàng hoá sắp hết hạn sử dụng hoặc đã hết hạn sử dụng.

 

KPI Số ngày tồn kho = (Giá vốn hàng tồn kho trung bình / Giá vốn hàng bán) X 365 ngày

 

Chi phí tồn kho bình quân = 900.000

Giá vốn hàng bán = 9.000.000

 

KPI ngày có hàng = 900.000 / 9.000.000 x 365

 

KPI = 36,5 ngày

 

MHE ngừng hoạt động

Thiết bị Xử lý Vật liệu (MHE) là những máy móc được sử dụng trong các hoạt động hậu cần để xếp dỡ, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Sự cố của bất kỳ thiết bị nào có thể dẫn đến tổn thất cho công ty do sửa chữa cũng như mất doanh thu khi không có thiết bị dự phòng.

 

Do đó, việc đo lường và phân tích thời gian ngừng hoạt động MHE của công ty là khá quan trọng để ban quản lý có thể thực hiện các bước nhằm ngăn chặn sự cố thường xuyên xảy ra. Lý tưởng nhất là tất cả MHE phải hoạt động 100% thời gian.

 

KPI Thời gian MHE ngừng hoạt động = ngày MHE giảm hiệu suất / 365 ngày%

 

ngày MHE giảm hiệu suất = 2 ngày

MHE KPI thời gian chết = 2/365%

 

KPI = 0,55%

 

Bên cạnh các KPI được hiển thị ở trên, các công ty khác nhau có thể có KPI chuyên biệt để phù hợp với yêu cầu của họ. Các KPI chuyên biệt và tập trung đo lường tỷ suất lợi nhuận, chọn độ chính xác, mức độ hài lòng của khách hàng, giữ chân khách hàng và nhiều quy trình khác giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định phù hợp để vận hành thành công công ty.

 

Thông thường, các doanh nghiệp hiện đại đo lường KPI bằng cách sử dụng phần mềm phân tích kinh doanh và các công cụ báo cáo.

 

Các công thức hiển thị ở trên rất cơ bản và các tổ chức khác nhau có thể có cách tính KPI riêng cho phù hợp với yêu cầu của họ.

 

Một số hạn chế của các chỉ số đánh giá hiệu suất chính

KPI không phải là không có nhược điểm.

 

Trong một số trường hợp, ban quản lý hoặc các bên liên quan có thể bị "ám ảnh" quá mức với các chỉ số đánh giá hiệu suất chính. Nỗ lực của họ để đạt được mục tiêu có thể phải trả giá bằng chất lượng.

 

Các điểm chuẩn hoặc mục tiêu được cố định phải thực tế. Không đạt được điều này, KPI sẽ không phản ánh một bức tranh có ý nghĩa và có thể dẫn đến vỡ mộng lan rộng trong doanh nghiệp.

 

KPI phải được đo lường và ghi lại trong một khoảng thời gian nhất định, ít nhất là hai đến ba năm, để có thể so sánh và ghi lại các xu hướng và mô hình. Chúng phải được theo dõi thường xuyên và các điểm bất thường nếu có, sẽ được sửa chữa.

 

Đôi khi nỗ lực tuyệt đối cần thiết để đối chiếu dữ liệu và chuẩn bị một KPI toàn diện có thể quá sức đối với nhân viên chuẩn bị. Điều này đặc biệt xảy ra khi công ty không có phần mềm phân tích kinh doanh hiện đại và các công cụ báo cáo.

 

Dưới đây là một báo cáo KPI mẫu:

 

Miễn là KPI của một doanh nghiệp được xác định rõ ràng mà không có bất kỳ sự mơ hồ nào và dữ liệu cho việc này thu được một cách dễ dàng, nó có thể vô cùng hữu ích trong việc hướng dẫn công ty hướng tới các mục tiêu của mình.

 

Nguồn: marinesight.com

Tác giả: Hari Menon