LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRÁNH SAI SÓT KHI THỰC THI CHỨNG TỪ

Có một câu nói rằng bạn chỉ có thể tiến lên  phía trước bằng cách phạm sai lầm. Nhưng điều đó không đúng nếu bạn là một chuyên gia làm việc trong một công ty logistics và nhiệm vụ hàng ngày của bạn có công việc xuất nhập khẩu với quốc tế.

Ngoài ra, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp trao đổi hàng hóa cho khách hàng quốc tế, bạn sẽ không thể phát triển được nếu mắc lỗi trong vận chuyển. Sai lầm không nên xảy ra, đặc biệt là khi chuẩn bị bộ chứng từ vận chuyển hàng hóa. Sai lầm đó có nghĩa là lãng phí cả thời gian và tiền bạc và đánh mất niềm tin của khách hàng.

Tuy nhiên, một số tình huống khiến bạn mất tập trung có thể phát sinh. Chúng ta hãy tham khảo một số lời khuyên về cách tránh sai lầm với tài liệu vận chuyển nhé !

Loại tài liệu nào được yêu cầu trong vận chuyển thương mại?

Giả sử bạn sắp vận chuyển hàng hóa của mình đến Dammam và bạn cần tài liệu thích hợp để đi kèm với lô hàng của mình. Trong trường hợp này, tốt nhất là liên hệ với một công ty logistics ở Dammam, vì các quy định rất nghiêm ngặt. Tài liệu phải được sắp xếp chính xác. Bạn muốn tránh những sai lầm với chứng từ vì những lỗi như vậy có thể gây ra sự chậm trễ và các vấn đề khác. Nó phụ thuộc rất nhiều vào loại hàng hóa bạn đang vận chuyển, nhưng trong số đó, các chứng từ phải có như sau:

• Hóa đơn thương mại bản gốc (Original commercial invoice)

• Bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ (Original Certificate of Origin)

• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)

• Bảng kê hàng hoá (Packing List)

Ngoài ra, bạn cũng có thể cần các chứng từ theo tiêu chí khác nhau để chứng minh hàng hóa đáp ứng các yêu cầu về sức khỏe, an toàn và các quy định khác.

Mỗi lô hàng là khác nhau, danh sách các chứng từ cần thiết có thể khác nhau. Tốt nhất là liên hệ với một chuyên gia và tìm kiếm sự giúp đỡ từ họ.

Hóa đơn thương mại gốc

Hóa đơn là một chứng từ quan trọng cho mọi lô hàng. Dữ liệu trên hóa đơn phải chính xác. Nó phải thể hiện tên của người bán và người mua. Ngoài ra, nó phải có một danh sách tất cả các mặt hàng có giá trị đi kèm. Một trong những yếu tố thiết yếu trên hóa đơn là các điều kiện mua bán, có nghĩa là phương thức trả chi phí vận chuyển. Thông thường, bạn sẽ cần ba bản sao của hóa đơn gốc. Một bản sao dành cho quốc gia xuất khẩu. Một bản sao khác là để nhập khẩu và bản cuối cùng dành cho người nhận.

Bản chính giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ khai báo nguồn gốc hàng hóa. Chứng từ này nên được hợp pháp hóa bởi phòng thương mại của quốc gia xuất khẩu. Thông thường, giấy chứng nhận xuất xứ có giá trị cho một lần giao hàng. Đây là một tài liệu thiết yếu trong thương mại quốc tế và tuân theo các hiệp định thương mại khác.

Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)

Tùy thuộc vào phương thức vận chuyển, bạn sẽ cần một vận đơn (B/L hoặc Airway Bill) khi đi bằng đường biển hoặc bằng đường hàng không. Vận đơn là hợp đồng giữa một công ty vận chuyển hàng hóa và chủ hàng. Nó chứa tất cả các chi tiết kỹ thuật của lô hàng. Thông thường, bạn sẽ cần ba bản sao. Một hóa đơn đường hàng không là cùng một loại chứng từ thường đi kèm với hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không.

Bảng kê hàng hoá

Bảng kê hàng hoá là một chứng từ bổ sung đi kèm hóa đơn thương mại của bạn. Chứng từ này phải chứa danh sách tất cả các mặt hàng có trên hóa đơn và trong các gói. Trọng lượng và số lượng của các mặt hàng phải nằm trong bảng kê hàng hoá. Đó là một chứng từ quan trọng vì nó sẽ đảm bảo thông quan nhanh hơn và giúp tránh bất kỳ tình huống xấu nào.

Mỗi chữ ký đều quan trọng nếu bạn muốn tránh những sai lầm phổ biến đối với chứng từ vận chuyển hàng hóa.

Các chứng từ khác

Ngoài các chứng từ nêu trên, các giấy tờ khác nên đi kèm với hàng hóa của bạn. Nếu bạn muốn tránh những sai lầm về chứng từ vận chuyển, đừng suy nghĩ nhiều lần, mà hãy liên hệ với một công ty chuyên vận chuyển hàng hóa. Các quy định rất nghiêm ngặt. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe được áp dụng khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa. Điều đó có nghĩa là tất cả điều này phải dưới sự giám sát của một chuyên gia được qua đào tạo. Đó là cách duy nhất để chắc chắn rằng bạn đang làm mọi thứ đúng theo nghĩa vụ nhập khẩu.

Bạn cần loại chứng từ nào cho vận chuyển phi thương mại?

Giả sử bạn đang di chuyển đến Ả Rập Saudi và vận chuyển các vật dụng gia đình của bạn và nó có lẽ là xe của bạn. Trong trường hợp này, bạn chắc chắn không cần hóa đơn thương mại mà cần một số chứng từ khác. Giả sử bạn không chắc chắn loại chứng từ  nào để chuẩn bị một cuộc nói chuyện với một số công ty chuyển đến ở Ả Rập Saudi và có được một danh sách chi tiết. Thật hữu ích khi biết các mặt hàng gia dụng cũ được miễn thuế và bạn có thể nhập chúng miễn phí. Các mặt hàng gia dụng mới phải tuân theo thủ tục hải quan. Do đó, bạn nên có biên lai, hóa đơn hoặc giấy tờ sở hữu khác. Tốt nhất là bạn nên có một danh sách hàng tồn kho của tất cả các mặt hàng. Tất cả đồ đạc của bạn sẽ được thông quan. Hãy cẩn thận rằng một số mặt hàng như vũ khí, rượu hoặc ma túy bị nghiêm cấm. Các mặt hàng khác như thuốc men, thực vật hoặc tài liệu chính trị cần sự cho phép đặc biệt. Bạn có thể nhập khẩu xe của bạn, nhưng nó sẽ phải chịu sự thông quan hải quan.

Để nhập khẩu đồ đạc cá nhân của bạn, bạn vẫn cần một danh sách các chứng từ chứng minh nguồn gốc và giá trị của các mặt hàng nhập khẩu

Để tóm tắt lại: 3 mẹo hữu ích để tránh sai lầm với chứng từ vận chuyển hàng hóa

Luật pháp luôn thay đổi. Danh sách các giấy tờ bạn yêu cầu hôm nay có thể lỗi thời vào ngày mai. Điều quan trọng là phải tuân theo các hướng dẫn cơ bản này và luôn kiểm soát quá trình vận chuyển của bạn ngay cả khi bạn không phải là chuyên gia:

1. Nhận hỗ trợ của chuyên gia về thông quan, giao nhận hàng hóa và vận chuyển hàng hóa. Bằng cách này, bạn sẽ chắc chắn rằng bạn đang làm mọi thứ chính xác.
2. Có tổ chức và làm theo hướng dẫn. Sắp xếp tất cả các tài liệu của bạn theo một thứ tự hợp lý hoặc đơn đặt hàng theo yêu cầu của công ty vận chuyển. Tạo đủ bản sao và giữ thêm bản sao cho chính mình.
3. Kiểm tra mọi thứ hai lần. Thậm chí ba lần nếu có thể nếu bạn không muốn một chữ ký bị thiếu và gây ra sự chậm trễ. Thậm chí, một mặt hàng bị thiếu trong danh sách đóng gói có thể làm tăng sự khó khăn khi làm thủ tục hải quan.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng luật xuất nhập khẩu luôn có thể thay đổi, vì thế sau tất cả những sai lầm là có thể xảy ra.

Nguồn: www.fourwinds-ksa.com