NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ VGM

• VGM là gì ?

VGM viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh: Verified Gross Mass. Đây là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (Gross Weight) của container hàng vận chuyển quốc tế. Chứng từ này được quy định trong SOLAS - Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea Convention).

Mục đích của loại giấy tờ này là để kiểm soát tình trạng quá tải của container trong vận tải biển. Khi việc khai báo tải trọng không chính xác, việc xếp dỡ và tính toán tải trọng, vị trí xếp hàng trên tàu container bị sai, dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng về an toàn cho con người, tàu, và hàng hóa trong hành trình trên biển.

Tổ chức hàng hải thế giới (IMO) quy định trong SOLAS, yêu cầu người gửi hàng (Shipper) phải xác định khối lượng container hàng, thì hàng mới được xếp tàu. Quy định này có có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2016.

Lưu ý: VGM mới áp dụng cho hàng xuất nhập khẩu. Còn với hàng container nội địa, luật chưa quy định và các hãng tàu nội địa cũng chưa yêu cầu chủ hàng phải có VGM. Sau này, có thể sẽ có sự thay đổi cập nhật thêm.

• VGM quan trọng như thế nào ?

Nếu không biết trước trọng lượng hàng hóa trong container thì sẽ khó kiểm soát được trọng lượng hàng hóa trên tàu. Vì vậy phiếu cân VGM có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất khẩu.

Trách nhiệm trong việc thực hiện và lập VGM của một container chứa hàng hóa là của người gửi hàng (shipper) trên vận đơn của hãng tàu (the Ocean Carrier Bill of Lading)

Người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp VGM đến hãng tàu hay tại cảng theo đúng quy định của SOLAS. Thời hạn trình VGM theo quy định trên booking. Trong trường hợp VGM vượt quá quy định thì container không được xếp lên tàu. Nếu chủ hàng không cung cấp VGM  hoặc khai báo sai khối lượng container hàng hóa thì mọi chi phí phát sinh sẽ do chủ hàng chịu trách nhiệm.

• VGM dùng để làm gì?

Xác định trọng lượng container hàng

Nếu trọng lượng hàng trong container vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hàng, hoặc yêu cầu rút bớt tải trước khi được xếp lên tàu.

Sắp xếp vị trí trên tàu

Khi biết trọng lượng từng container hàng, bộ phận khai thác tàu sẽ biết cách bố trí sắp xếp vị trí tối ưu cho từng container hàng trên tàu, theo nguyên tắc chung: hàng nặng hơn xếp xuống phía dưới. Có phần mềm tính toán để chọn phương án đảm bảo tính ổn định và an toàn cho tàu.

Chứng từ nộp cho cảng

Nói như vậy cũng có nghĩa là VGM chỉ liên quan đến chủ hàng, cảng, và hãng tàu, chứ không liên quan đến việc làm thủ tục hải quan. Trên thực tế, thì người làm thủ tục tục nộp phiếu VGM cho cảng (hoặc hãng tàu), chứ không nộp cho cán bộ hải quan.

• Xác định VGM như thế nào?

Theo quy định của Công ước SOLAS, người gửi hàng có thể kiểm tra xác nhận khối lượng toàn bộ của container đã được đóng hàng theo một trong hai phương pháp sau:

– Phương pháp 1: cân toàn bộ container và hàng hóa chứa bên trong tại trạm cân được công nhận.

– Phương pháp 2: cân riêng các hàng hóa xếp trong container, sau đó cộng gộp khối lượng của container rỗng.

Người gửi hàng phải đảm bảo việc cung cấp đầy đủ thông tin về khối lượng toàn bộ của container cho thuyền trưởng hoặc đại diện của thuyền trưởng, và đại diện bến cảng trước khi container được xếp lên tàu. Trong trường hợp người gửi hàng không cung cấp thông tin này, container không được phép đưa lên tàu.

• Ai là người có trách nhiệm khai báo VGM cho hãng tàu và đại diện thiết bị đầu cuối?

Chủ hàng có trách nhiệm phải khai báo xác minh tổng khối lượng của container đồng thời đảm bảo VGM đã được gửi đến hang tàu và đại diện thiết bị đầu cuối.

• Sau đây là các thông tin chính cần phải điền trên VGM như:

Thông tin về số vận tải biển của hãng tàu: Trên giấy tờ sẽ được thể hiện ở mục: Ocean Carrier Booking Number.

• Số Container được điền ở mục Container Number 

• Trọng lượng xác minh: mục Verified Weight

• Thông số đơn đo lường: Unit of Measurement

• Chủ hàng: là bên chịu trách nhiệm được thể hiện trên MBL, điền tại mục Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading)

• Người được ủy quyền: Trong trường hợp đơn vị có ủy quyền điền tên người được ủy quyền tại Authorized Person

Ngoài ra còn có một số thông tin khác cũng có thể bổ sung theo yêu cầu như: ngày cân, số kiểm soát nội bộ, phương pháp tính trọng tải, đơn vị mua….

• Quy định SOLAS không có hạn chót nộp khai báo cụ thể

Tuy nhiên, chủ hàng nên nộp khai báo VGM trước khi tàu đến cảng bốc (Port of Loading) và đủ sớm để hãng tàu căn cứ vào khai báo VGM để sắp xếp cont lên tàu. Nhiều hạn tàu đều quy định rõ VGM cut-off time trong booking. Nguyên tắc đảm bảo trọng lượng hàng không được vượt quá trọng lượng cho phép trên vỏ container (Max GW) và yêu cầu giới hạn của Lines.

• Các hậu quả và hình phạt trong trường hợp không khai báo VGM trước khi đến cảng xuất phát?

Điều luật quy định rõ container không có số VGM tại cảng xuất phát sẽ không được đưa lên tàu cho đến khi số VGM được khai. Chủ hàng sẽ chịu trách nhiệm cho bất kì các chi phí phát sinh (chi phí cân cont, đóng gọi lại, lưu kho, lưu cont, quản lý, v.v.). Hiện tại hầu hết các nước thành viên đều không quy định khoản tiền phạt cố định vì các chi phí phát sinh do trễ tàu là không cố định tùy trường hợp phát sinh cụ thể của mỗi lô hàng.

• Khai báo VGM có cho một biên độ sai sót (sai số) nào hay không?

Không có điều khoản trong quy định SOLAS cho bất kỳ sai số. Điều này có nghĩa là mỗi quốc gia thành viên IMO sẽ quyết định như thế nào các vấn đề phát sinh từ VGM. Một số quốc gia đã xuất bản hướng dẫn, bao gồm Anh và Canada. Ngưỡng thực thi cho cả hai nước là ± 5 phần trăm của VGM của container.

• Container có VGM vượt quá khối lượng tối đa cho phép (Max gross weight) của nó thì cảng xử lý như thế nào?

 Cảng sẽ không tiếp nhận container vào cảng và không cho phép xếp container lên tàu.

• Nếu khối lượng container khi qua cân tại cổng vào của cảng vượt quá Max gross weight của nó, trong khi VGM khai báo nhỏ hơn Max gross weight của container thì cảng xử lý như thế nào?

 Cảng yêu cầu khách hàng cân lại container tại khu vực cân chuyên dụng của cảng. Nếu số liệu cân cho thấy khối lượng thực tế của container vượt quá Max gross weight của nó thì container sẽ không được tiếp nhận và chi phí cân lại sẽ do khách hàng chịu. Ngược lại, nếu khối lượng thực tế của cont không vượt quá Max gross weight thì container sẽ được tiếp nhận hạ bãi và khách hàng không phải chịu chi phí cân lại.

• Trường hợp khách khai báo nhầm VGM và muốn điều chỉnh lại thì làm như thế nào?

 Khách hàng liên hệ và khai báo trực tiếp với hãng tàu hoặc cung cấp lại VGM cho bộ phận phát hành chứng từ tại khu thủ tục của cảng trước thời điểm cắt máng (closing time).

• Trường hợp đại lý truyền VGM qua mạng cho hãng tàu, trước giờ cut-off, đại lý có quyền chỉnh sửa khai báo số cân với hãng tàu hay không (nếu phát hiện khai báo chưa đúng?)

   Tùy thuộc vào quyết định của hãng tàu.

• Tình huống: Khách hàng yêu cầu điều chỉnh trọng lượng VGM của container hàng xuất khi khai báo sai trên Eport nhưng container đã hạ.
• Cách xử lý:

Khách hàng xin xác nhận điều chỉnh thông tin trọng lượng VGM với hãng tàu trước. Sau đó, khách hàng mang theo:

+ Công văn cam kết chỉnh sửa trọng lượng có mộc đỏ của chủ hàng và xác nhận của hãng tàu (hoặc xác nhận của hãng tàu gửi cho Đội Quản lí giao nhận cảng bằng email).

+ VGM bản gốc.

+ Chứng minh nhân dân photo của nhân viên đi thực hiện chỉnh sửa. Mang tới VP Đội Quản lí giao nhận cảng.